Preparei um breve guia para orientar quem está obrigado a emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e não sabe por onde começar. Negligenciar qualquer um dos pontos abaixo pode significar prejuízo. Deixo claro que esse guia não esgota todo o tema, mas já é um bom começo, em especial para pequenas empresas.
Primeiro Passo: Nivelamento conceitual
As explicações sobre o que é NF-e, histórico do projeto NF-e, benefícios, legislação são muito importantes. Recomendo, como primeiro passo, um nivelamento conceitual para diretores, gerentes e funcionários chave de todas as áreas envolvidas na implantação de NF-e na empresa. Participe de palestras, cursos e a leia o material disponível em sites como por exemplo o oficial da NF-e (http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal), meu blog (www.robertodiasduarte.com.br), a Comunidade SPED Brasil (http://spedbrasil.ning.com/), o blog do José Adriano Pinto (www.sped.blog.br). E leia o livro “Big Brother Fiscal na Era do Conhecimento”.
Tenha sempre em mente que não existe ninguém que possa afirmar que sabe tudo sobre o SPED. O tema abrange conhecimentos multi-disciplinares: contabilidade, direito, área fiscal, tecnologia, gestão, entre outros. Não é possível que alguém domine todos esses conhecimentos no nível de profundidade suficiente para falar “eu sei tudo sobre o SPED!”. Portanto, ter acesso a visões diferentes sobre o tema é muito enriquecedor.
Segundo Passo: Encare a implantação de NF-e como um projeto de gestão e não apenas algo restrito àrea fiscal.
“Um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único. Temporário significa que cada projeto tem um começo e um fim bem definidos. Único significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes.”
Guia PMBOK® - Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos - Terceira Edição
Implantar NF-e em uma organização é, com certeza, um esforço temporário e único com objetivo de modificar processos em diversos departamentos. Dessa forma, encarar esse esforço como um projeto já é um bom começo.
Além disso, o sucesso de um projeto de NF-e pode ser medido através de diversas variáveis: prazo, custo, retorno sobre investimento, payback. Claro que isso só é possível ao considerar que é possível reduzir custos ou aumentar receitas com a implantação da NF-e.
Enfim, gerencie o projeto equilibrando escopo, tempo, custo e qualidade.
Podemos considerar que a qualidade de um projeto é definida pelas três variáveis: escopo, tempo e custo. Dessa forma, o sucesso de um projeto está relacionado com a definição e a gestão das mudanças em qualquer uma dessas variáveis equilibrando-as para atender às expectativas dos envolvidos.
“Cada projeto, independente do que estiver produzindo ou quem esteja fazendo o trabalho, é afetado pela tríplice restrição de tempo, escopo, e custo.
(…)
Quando você efetua uma mudança em uma das restrições, as outras duas também serão afetadas”.
Greene, Jennifer & Stellmann, Andrew, Use a Cabeça PMP
Terceiro Passo: Descubra quem será afetado pela NF-e e quais as suas expectativas.
O empresário, em geral, está preocupado em manter a empresa lucrativa e competitiva com o menor custo possível. Diretores, gerentes e funcionários da empresa estão comprometidos com suas próprias metas: produção, vendas, atendimento, finanças, etc. Mas como cada um deles é afetado positivamente ou negativamente pela NF-e?
Contabilidade: Procedimentos contábeis poderão ser automatizados através da escrituração eletrônica do arquivo eletrônico (XML) da NF-e.
Fiscal: Processos fiscais permeam toda organização, não estão mais restritos a um departamento. É isso mesmo. O risco fiscal nasce no cadastro do cliente e do produto e segue toda a cadeia de processos até o despacho da mercadoria. Além, é claro, do recebimento de insumos dos fornecedores.
Vendas: Cadastros de clientes passam a ter enorme importância no mundo da NF-e. Riscos fiscais e tecnológicos podem impedir ou adiar operações de vendas. Portanto o compromisso de participação das lideranças e funcionários dessa área é imprescindível.
Compras: Cadastrado de fornecedores atualizados são essenciais. A recepção de materiais comprados pode ser comprometidas por problemas com a documentação do fornecedor.
Logística: Tanto o despacho quanto a recepção de mercadorias sofrem alterações significativas nos procedimentos. Em alguns casos é onde podemos perceber os maiores riscos e oportunidades de ganhos. Quanto maior o uso de troca de documentos eletrônicos entre clientes e fornecedores, maior a probabilidade de redução de riscos e custos.
Faturamento: Uma das áreas mais críticas no caso de emissão de notas eletrônicas. É no faturamento que ocorre a “hora da verdade”. Cadastro de cliente, materiais, classificações fiscais, enquadramentos tributários, planos de contingência, capacitação, suporte, são fatores que, caso não estejam bem resolvidos, poderão adiar , impedir ou encarecer os processos de faturamento.
Marketing: O envolvimento dessa área da empresa ajuda na adaptação de funcionários, clientes, fornecedores e prestadores de serviços. Um bom plano de comunicação pode minimizar problemas e resistências.
Finanças: O sucesso financeiro do projeto pode ser mensurado pela redução de custos decorrentes da melhoria e automação de processos e redução de riscos e problemas.
Tecnologia: Imprescindível o comprometimento das áreas tecnológicas: infra-estrutura de equipamentos, sistemas e comunicação formam o alicerce do projeto.
Produção: Em geral, são os principais responsáveis pela manutenção dos cadastros de insumos, materiais e produtos.
Auditoria: Tem por objetivo averiguar se o projeto foi implementado com eficácia e se está em conformidade com os objetivos empresariais, fiscais, contábeis.
Quarto Passo: Analise e defina as questões fundamentais do projeto.
Emissão centralizada ou distribuída. A emissão da NF-e, por ser um processo digital, poderá ser feita através de uma central de emissão ou distribuída pelas filiais. Essa análise deve considerar custos, tecnologia, disponibilidade de pessoal, criticidade do processo, entre outros.
Selecionar o software coerente com os requisitos e expectativas dos envolvidos no projeto. Em se tratando de tecnologia, o que sobra prejudica, custa, complica e atrasa. Por outro lado, o que falta, também prejudica, custa, complica e atrasa. Assim, a decisão sobre comprar, alugar, desenvolver um software ou usar o gratuíto é das mais importantes.
Estrutura da plataforma tecnológica. Cada fator tecnológico deve ser analisado em função das expectativas dos envolvidos no projeto mantendo a relação custo/benefício compatível com o escopo inicial e com o software selecionado: estrutura de servidores, Internet, proteções contra invasões e vírus, armazenamento de dados, impressão de documentos, Backup, políticas de segurança de acesso a dados e ao sistema, entre outros.
Tipo de Certificado Digital. É um requisito tecnológico e jurídico essencial para emissão de NF-e. Contudo, se você deve usar do tipo A1 ou A3, e-CNPJ, e-NFe ou e-Servidor, depende do software escolhido e das políticas de segurança de sua empresa. Não tente fazer “economia” nesse item. Os riscos envolvidos são sérios demais para qualquer tamanho de empresa.
Quinto Passo: Defina e implemente formas de contingência.
Não descuide desse item. A única certeza que tenho com relação à tecnologia é que ela falha, cedo ou tarde. Em geral, mais cedo que imaginávamos e na pior hora possível.
Há três formas básicas de contingência oficial: SCAN, Formulários de Segurança e DPEC.
Além delas, recomendo fortemente que haja o planejamento de outras formas de contingência:
-
uso alternativo do software gratuíto da SEFAZ/SP;
-
uso de redundâncias de conexões Internet, servidores e, até mesmo de centrais de emissão de NF-e.
Gosto muito do ditado: “seguro morreu de velho”, mas obviamente devem ser consideradas as expectativas e requisitos do projeto.
Sexto Passo: Não deixe para última hora.
Seja realista. As especificações técnicas e legais sobre a Nota Fiscal Eletrônica mudam em uma velocidade maior que você pode imaginar.
Além disso, “você aprende mais e mais sobre um projeto à medida que ele avança. Quando você começa, você tem metas e um plano mas sempre há novas informações para combinar em como o seu projeto avança e você está sempre tendo que tomar decisões para se manter no caminho certo. Enquanto você dá o seu melhor para planejar tudo que irá acontecer, você sabe que você irá aprender mais sobre o andamento de seu projeto.”
Greene, Jennifer & Stellmann, Andrew, Use a Cabeça PMP
Ou seja, problemas não previstos surgirão. Pode acreditar.
“Barrigar” o projeto de NF-e acreditando em um adiamento do cronograma oficial irá comprometer alguma variável: custo, prazo, escopo ou qualidade.
Sétimo Passo: Melhore sempre. Evolua.
A NF-e está evoluindo. Já estamos vivenciando o piloto da NF-e de Segunda Geração, onde as autoridades fiscais procuram rastrear os eventos do ciclo de vida do documento fiscal: saída, recebimento, devolução, cancelamento, correção, importação, exportação, entre outros.
O SPED está sendo aprimorado.
Segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário - IBTP, em cinco anos chegaremos a um dos menores patamares de sonegação fiscal na América Latina. Em 10 aos, a previsão é que esse índice se torne compatível com os países desenvolvidos.
E você? Vai ficar parado?
